タスク管理のコツは「フレームワーク化」！独自のメソッドで徹底解説

2022-08-232023-06-28

「いつまでたってもタスクを完了できない」
「次に何のタスクをしたらよいかわからない」
「タスクを細かく分解したいけど、どうしたらよいかわからない」

仕事や勉強でタスク管理をされている方にとってはよくある悩みですが、タスクを細分化する方法さえわかってしまえば誰でも簡単に解決できてしまいます。

今回は僕が考案したタスク細分化のフレームワークをご紹介します。

僕もタスクの粒度が大きくてどうしたら小さなものにできるか難しいと感じていたので、自分なりの答えを提供します。もし、タスクが終わらなくて悩んでいる方がいれば、ぜひ使ってみてください。

タスク管理のフレームワーク

僕が考案したタスクを細分化するためのフレームワークがこちらです。

順番に解説します。

明確化フェーズでは、自分がこれから取り組むタスクを完了するために、必要な情報を調べることです。
具体的には次のものが当てはまります。

「資料作成」であれば、元になる資料を集めなければなりません。

なのでまずは、その情報がどこにあるのか、誰に聞かなればならないのかを把握することが最初のタスクになります。

※このフェーズではあくまで情報収集にとどまっており、実際に手を動かしてなにかを作るということはありません。

明確化フェーズで把握することは次のとおりです。

明確化フェーズで必要な資料や、誰に連絡をしなければならないということがわかったら、実際に集めていきます。

資料を自分のPCにダウンロードしてきたり、〇〇さんに電話をかけてヒアリングをしながら、必要な情報をインプットしていきます。

ここからがメインタスクをクリアするために必要なサブタスクになります。

最終的な成果物を仕上げるための順序を考えながら、自分が取り組む作業をまとめていきます。

タスクの数に制限はありません。

ただ、1タスクあたり15分で完了できるレベルにしてください。

もし実際に取り組んだときに60分以上かかっても終わらないようであれば、それはタスクが大きすぎることを示しています。

なので、他に細分化できないかを考えてください。

着手しようとしている作業を具体的な行動にして記載してください。

資料作成というタスクであれば、こういった作業になると思います。

ここで、ひとまとめにできるものはまとめてしまっても大丈夫です。

サブタスクがすべて完了したら、晴れて成果物も完成します。そのあとは上司に提出するなりすればよいのです。

このようにメインタスクをいくつかのサブタスクに分解することで、次に何をやるべきかが明確になり、途中でまようことがなくなります。

また、15分ごとにタスクが完了していくのでちゃんと前に進んでいる感覚を実感できて自信も湧いてきます。

最後に今回のフレームワークをまとめて記載します。
忘れがちなのは、1. 情報の調査と2. 準備です。
この２つが整っていれば、サブタスクを順調に進める事ができます。

また、サブタスクを作るときは実際の行動に着目してください。今からやる行動がサブタスクになりますので、具体的なことをイメージして書いてみてください。

20代のエンジニアです。普段はタスク管理や不安解消の方法について発信しています。現在はカウンセラーになることを目指して勉強中です。夢は「多くの人々が、自分の不安を乗り越えて熱中できる世界」を作ること！！