「タスク管理がうまくできない」
「デジタルツールだとPC画面にタスクツールがずっと専有してメインの作業がやりにくい」
「でもアナログはタスクだと書き写すのがめんどくさい」
たくさん成果を上げたい新入社員の方々にはよくある悩みですが、デジタルツールとアナログノートの使い分けをすることで上手にタスク管理ができるようになります。
私はデジタルとアナログを併用したおかげで、タスク管理がうまくなって先輩からも「〇〇くんは仕事ができる」と言われるようになりました！今日はその具体的な方法をお伝えします。
では、いきましょう！
1日のタスク管理はアナログノートが良い
まず、大前提として毎日のタスクを管理する目的であれば、アナログノートが良いと考えています。
その理由は？
①PCの画面をタスクツールが専有しないので気が散らない
②ノートを開けばすぐにメモを取ることができる
まず、「①PCの画面をタスクツールが専有しないので気が散らない」について説明します。
①PCの画面をタスクツールが専有しないので気が散らない。
人間の脳はシングルタスクしかできないと言われています。
マルチタスクができていると思っている人でも、瞬間瞬間でタスクを切り替えながら作業をしています。
このように他の作業が脳のリソースを使用した状態になっていると、作業をやり終えるまでに時間がかかったり、思うようなアウトプットを出せなかったりします。
しかも人間の脳は1つのことに集中するのが苦手で、すぐに他のことに注意力が奪われるようにできています。
それもそのはずで、人間が誕生した太古の昔では、いつ獣に襲われるかわからない弱肉強食の時代でした。だからこそ川で水を飲んでいるときでも、周りの物音にすぐ反応できるような脳になっているのです。
この習性は変えることができません。
であればできるだけ、PCの画面でも集中できるような環境づくりが大切なのです。
そのために、タスク管理ツールはアナログノートで作業画面とは全く関係のないところに置いておくのが良いです。
②ノートを開けばすぐにメモを取ることができる
脳は今やっている作業中でも、すぐに他のことを考える癖があります。
例えば単純な事務作業をしているときに、今週末に提出予定の企画のアイデアを思いついたり、
受験勉強しているときに部屋の掃除をしたくなったりすることがありますよね。
これは脳はいろんな方向へ考えてしまう習性があるからです。
だけど、作業に集中するためには、思いついたこと忘れなければなりません。
そのためには、メモを取ることが大切です。
メモを取ると脳は忘れても大丈夫と安心できるので、すぐに作業に戻ることができます。
もし、何もメモを取らなかったら、脳のリソースの一部が常に覚えるために使われ続けるので集中力が低下します。
しかも、こんなときに思いつくアイデアほど、あとから役に立ったり、自分を助けてくれたりするので絶対にメモをとるようにしたほうが良いです。
タスク管理でデジタルとアナログを使う方法
■結論
・今日中に取り掛かるタスクはアナログノート
・期限がまだ先で、中長期的に取り掛かるものはデジタルツール
で管理することをおすすめします！
■理由
デジタルにはリマインド機能があります。なのでタスクの期限を忘れることなく、着手することができるのです。
アナログがデジタルに劣っている点はやはりリマインド機能だと思います。
アナログは自分で忘れないようにする工夫が必要ですが、デジタルではリマインド設定を少しするだけで終わります。
なので、忘れてはいけないタスクはデジタルツールを使うことをおすすめします。
おすすめのデジタル管理ツール
①Outlook
②Trello、Asana、Jiraなど
③エクセルマクロ
私は会社の都合上、Outlookとエクセルマクロを使用してタスク管理をしています。
Outlookには毎週やらなければならないルーティーンとなるタスクを繰り返しで設定しています。
エクセルマクロは自分で作成したのですが、タスク内容と期限を設定できるようにしていて、毎朝確認するようにしています。
その中から今日やることはアナログノートに転記するようにしています。
こうすることで、仕事に集中しているときはタスク管理のためのツールを開く必要がなくなってとても快適になりました。
整理するとタスクは下記のように分類しておくのが良いです。
①すぐにやるもの
→アナログノート
②期限が先で、まだ着手しないもの
→タスク管理ツール（Trello、Asana、エクセルなど）
③毎週のように繰り返しのルーティーン業務
→カレンダーアプリ（Outlook、Googleカレンダーなど）
毎朝タスクを見直す
私は朝に昨日のタスクで完了していないものはないかを確認しています。
その中でやる必要があるものは今日のタスクに転記します。
もしずっと残り続けるタスクがあるようだったら、本当にやる必要があるのかを考えて、不要なら削除します。
必要だと感じても、3日以上に渡って完了していないのならタスクの粒度が大きすぎる可能性があるので、細分化できないかを考えます。
タスクの細分化はこちらも参考にしてみてください。
このようにタスクを毎日見直すことによって不要なものはやらなくて済むし、やる必要があるものは粒度を細かくして確実に完了させることができます。
そして同じタスクを毎日のように書き写し続けることも解消できて、手間を削減できます！
まとめ
- 人間はシングルタスクしかできない
- 脳は他のことにすぐ気を取られるようにできている
- 作業中に関係ないことで良いアイデアが浮かぶ
- アイデアはすぐにメモを取ることで脳が忘れても良いと安心する
- デジタルでは中長期的なタスク、アナログノートは日々のタスク
- タスクは毎朝見直して、アナログノートに転記
- 不要なものは削除し、いつまでたっても完了しないタスクは細分化する
本ブログを読んでくださったあなたの仕事に少しでもお役に立てれば嬉しいです！
では、また！！
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