仕事が次々に終わる！生産性を上げるタスク管理術〜タスクの細分化〜

「タスクがいつまでも終わらない！」

仕事を頑張る新入社員にはよくある悩みですが、タスクを管理のコツがわかれば解決することができます。

私もタスク管理に苦手意識を持っていたのですが、タスク管理の重要なポイントを抑えるだけで、今日のToDoが終わらないということが減って、自信がつくようになりました！

また、今回はタスク管理の細分化にフォーカスをしていますが、タスク管理のフレームワークも簡単にまとめていますので、お時間がない方はタスク管理のコツは「フレームワーク化」！独自のメソッドで徹底解説を参照してみてください。

では、いきましょう！

タスクが完了しない原因

タスクがいつまでも完了しない原因は、1つのタスクだと思っているものでも、意外とたくさんの隠れタスクが存在しているからです。

例えばもしあなたが自分の好きなイラストで「LINEスタンプを発売する」という目標を持っていたとしましょう。これをそのままタスクとしていたとしても、実は次のような隠れタスクが潜んでいます。

このようにたくさんの隠れタスクが潜んでいるのに、「LINEスタンプを発売する」だけだと何日たっても完了できない状態が続くと予想できますよね。

この隠れタスクをあぶり出すためことがタスクの細分化なのです。

タスクの種類「メインタスクとサブタスクって？」

タスクには2つに分類されます。

それがメインタスクとサブタスクです。

メインタスクっていうのは、仕事の塊のことです。例えば上司から次のミーティングの資料作成を依頼されたら、それはメインタスクになります。

そして、先ほどは隠れタスクといったものが、サブタスクです。

サブタスクは、メインタスクを完了させるために必要となる具体的な作業のことです。

ミーティングの資料作成であれば、資料に記載すべき情報の収集であったり、何を目的としたミーティングであるのか把握したり、資料の構成を考えたりすることがサブタスクになりますね。

ここで大切なことはメインタスクを完了させるためには、いくつものサブタスクを完了させる必要があるということです。

そして、それぞれのサブタスクを高いレベルで完了することができれば、必然的にメインタスクの完成度も高くすることができるようになります。

そのためには、まずサブタスクを上手に書き出すことが重要になります。

どんなメインタスクでも必要になるサブタスクとは？

まず、どんなメインタスクであっても必要になるサブタスクを紹介します。

1. メインタスクの目的理解
2. 戦略を立てるための情報収集

メインタスクの目的理解

1つ目のメインタスクの目的理解は、なぜこのメインタスクをやる必要があるのかを自分が納得できる状態にしておくということです。

資料作成の例であっても、何のためにこの資料が必要なのかという目的がわからなければ資料の作りようがないですよね。

資料のストーリーもわからないし、どんなデータを示して、どんな結論にすべきかがわかりません。

そもそも目的を理解できていなければ、自分のやる気も起きないですよね。

仕事には必ず目的があるはずなので、明確にしておきましょう。

自分で考えてみたり、分からなければ上司に確認をとってみてはいかがでしょうか。

戦略を立てるための情報収集

2つ目は情報の収集です。

もしあなたがこれから初めてやるタスクを依頼された場合、どうやって作業を進めればよいか検討もつかないことがありますよね。

それを解消するためのサブタスクが「情報の収集」です。

メインタスクを進める上で必要になりそうな情報はなにか、それはどこにあるのか。

困ったときに質問できる人はいるのか。

期限はいつまでで、求められているクオリティはどれくらいなのか。

こういったメインタスクの前提になるための情報を集めましょう。

このフェーズを行うと、自分がどうやって作業を進めていくのかを検討でき、未来を見通せるようになるので、短時間で高い成果を出すための戦略を立てる事ができます。

サブタスクの作り方

次は実際にどうやってサブタスクを作っていけば良いかを説明します。次の3つのポイントを紹介します。

1. 自分が取らなければならない行動に着目して書き出す
2. 各サブタスクで成果物と完了条件を明確にする
3. タスクの粒度は時間で統一する

順番に解説します。

1. 自分が取らなければならない「行動」に着目して書き出す

１つ目は自分が取るべき行動に着目することです。例えば、

• 営業成績の報告のためにパソコンで先月の売上を調べる
• ラインスタンプでアイデアを20個書き出す
• 宿題のページ数を調べる

このように自分の行動（動詞）に目を向けてみれば思ったよりもたくさん書き出すことができることに気づくはずです。

つまり「行動 = タスク」を書き出すことができるようになります。

タスクの書き出しを苦手としている人は、スケジュール管理にも苦手意識を持っているかもしれませんが、あとどれくらいで終わらせることができるか予想ができないのは、自分が取らなければならない行動 = タスクを把握できていないだけです。

自分が取るべき行動を考えるだけで、意外とスイスイ書き出せるようになると思います。

2. 各サブタスクにおける成果物と完了条件を明確にする

次に着目すべきポイントはサブタスクにおける成果物と完了条件を明確にすることです。

成果物とは、そのサブタスクを行ったことによって得られるアウトプットです。

例えば「資料の構成を検討する」というタスクによって生み出される成果物は「検討した構成の見出し」です。

成果物を明確にすることは当たり前のように感じるかもしれませんが、意識しないと明確にできていないことが多いです。

成果物を明確にしておかないと、サブタスクで何をすればよいのかわからない曖昧なタスクが出来上がってしまうことがあります。

次に完了条件ですが、本タスクがどんな状態であれば完了であり、次のタスクに進んで良い条件を明確化することです。

例えば「資料の元となる情報を探す」というサブタスクの場合の完了条件は、

「資料の格納されているフォルダをまとめてアクセスしやすくする」、「各資料の概要をメモしておく」などですね。

この完了条件をクリアすることで、やっと次のタスクに進むことができるのです。

完了条件はタスク間の繋がりを把握できると先行タスクと後続タスクを明確にできるので、サブタスクの書き出しのときに抜け漏れを防ぐことができます。

また、完了条件がわかっていればタスクを放置しっぱなせず、適切な状態に移行させることができるので、どんどん仕事を進めていくことができるようになります。

3. タスクの粒度は時間で統一する

次は書き出したサブタスクを見直して、粒度を統一しましょう。

粒度を揃えるメリットは、下記の2点です。

①スケジュール変更に強い

②残り時間の把握ができる

①スケジュール変更に強い

タスクをいくつも作っておくと、もし先行タスクに遅れが生じた場合でも、他の作業を割り当てることができます。どちらも同じ時間で完了させることができる予定なので、スケジュール変更に強くなるということです。

もしタスクごとに1時間や2時間かかるものなどが混在していると、今できるものは何かを判断するのが難しくなりますね。

②残り時間の把握

サブタスクの件数を数えれば、メインタスクを完了させるまでにかかる時間も必然的に計算できますね。すると計画立案での予定時間や進捗管理も上手くできるようになります。

目安の時間は15分から30分

1つのサブタスクは15分がベストです。15分でやってみてどうしても細かすぎると感じる場合は30分でも良いですが、それ以上は長くしないほうが良いです。

理由として、30分以上だと割り込みタスクが入ったときに作業を中途半端に中断する可能性が高いということです。別の仕事を依頼され、戻ってきたときにどこまでやったのか分からなくなります。

15分や30分程度であれば、割り込みタスクが入ったとしてもほとんど完了した状態だったり、やり始めたばかりだったりするので、作業中断しても次からスムーズに始めることができます。

まとめ

いかがだったでしょうか？下記のポイントに気をつけてタスク管理をしてみれば、今までよりも上手にタスクをこなすことができるようになると思います！

• タスクにはメインタスクとサブタスクがある
• どんなサブタスクでも目的の理解と情報収集は必要
• サブタスクの書き出しでは自分の行動に着目する
• サブタスクの成果物と完了条件を明確にする
• サブタスクの粒度は時間で揃える

それでは、また！