タスク管理をしてみるけれど計画倒れになってしまったり、いつまでもやれないままになってしまったりしていませんか？
仕事を頑張っているビジネスマンや将来に向けて勉強に励む学生の方にはよくある悩みかもしれませんが、タスク管理での失敗事例と対処法を把握することで、それらから脱却できるかもしれません。
では、いきましょう！
タスク管理の失敗事例
タスクの見積もりが甘いこと
タスク管理において、タスクの見積もりは重要な要素の一つです。しかし、見積もりが甘い場合、タスクの完了までに時間がかかってしまうため、全体的なスケジュールが狂ってしまいます。また、見積もりが甘い場合、予定外のタスクが発生した際に対処できなくなってしまうこともあります。
タスクの整理ができていないこと
タスク管理において、タスクの整理は重要な要素の一つです。しかし、整理ができていない場合、タスクがバラバラになり、優先度が付けられなくなってしまいます。また、タスクの重複や漏れが発生してしまうこともあります。それらを回避するためにはマーケティングの分野で活用される「MECE」を使うと良いでしょう。「MECE」を使ってタスクを整理してみてはいかがでしょうか？
タスクの優先度を見誤ること
タスク管理において、優先度が高いタスクに対して時間を割くことが重要です。しかし、多くの人が優先度を見誤り、重要でないタスクに時間を費やしてしまうことがあります。この場合、時間が無駄になってしまうばかりか、重要なタスクが後回しにされるため、全体的な生産性も低下してしまいます。
タスクを具体的に設定できていない
タスクを「やるべきことをやる」というレベルでしか設定していないと、具体的な行動計画を立てることができず、結果的にタスクを完了することができません。例えば、「プレゼン資料を作成する」というタスクを設定した場合、その具体的な内容（何のプレゼン資料を作成するのか、どのような情報を盛り込むのか、いつまでに作成するのか）を明確にしておかないと、作業が進まないことがあります。
タスクの評価基準が明確でない
タスクを完了したかどうかを判断するための評価基準が明確でないと、タスクを完了したと思っても、実際には不十分な状態であることがあります。例えば、報告書を提出するタスクがあったとします。しかし、提出するだけでなく、調査から作成、レビューを受けて修正などいくつものタスクが潜んでいます。それらを抜けもれなくあぶり出して対応する必要があるのです。
失敗に対する対処法
では、どのようにタスク管理を改善すれば、失敗を減らせるのでしょうか。
以下に対処法をいくつか紹介します。
ライフログを取る
タスクの見積もりが甘いことに関しては、自分のライフログとしてそれぞれの行動にかかった時間を記録する必要があります。自分がある作業に取り組むのに必要な時間を把握することで、正確に所要時間を見積もることができます。また、初めてのタスクであっても過去の事例からある程度の予測をすることができるようになります。
ライフログのとり方についてはこちらも参考にしてみてください。
タスクの細分化をする
タスクを細分化するときのコツは、そのタスクで作りたい成果物と、タスクの完了条件を考えてみることをおすすめします。
成果物と完了条件を明確にしておくことで、タスクを確実に終わらせることができるので、いつまでもToDoリストに残り続けるということがなくなります。
詳しくはこちらを参考にしてみてください。
ツールを活用する
- カレンダーアプリの活用
おすすめとしてはGoogleカレンダーです。カレンダーにはイベントごとだけを入れるイメージがありますが、タスクを記入するのも便利な使い方です。例えばA社向けの資料作成をしたいならば、空いている時間に30分で入れてしまうのです。すると打ち合わせなどのイベントごとに時間を奪われることなく、確実に作業時間を確保することができます。 - タスク管理アプリの活用
僕はToggleが気にいっています。タスクごとの時間を計測できるので自分の生産性を可視化することができます。
会社でも使いたいというのであれば、エクセルをおすすめします。エクセルにタスクを書き出して、やるべきことが完了したらチェックをつけていく運用であれば、ほとんどの会社で活用できると思います。 →便利なエクセルマクロを開発中です！
- アナログノートの活用
アナログのノートを活用することもおすすめします。現に私はPlotterを使って日々の管理をしています。仕事場ではデジタルツールだとパソコン画面を専有してしまうのが気になってしまうので、完全に分離させたくアナログにしています。また、アナログであれば思考整理をするときにもなぐり書きができて便利です。
ノートを使ったタスク管理術にはバレットジャーナルをおすすめします。
プロセスを改善する
ルーティン化する
ルーティーン化するときはTaskChuteCloudを試してみるといかがでしょうか？
https://taskchute.cloud/users/top
ルーティーンというと、生活リズムみたいなイメージがあるかもしれませんが、仕事でもルーティーンを作ることができます。
単純作業はもちろんのこと、複雑な仕事でもルーティーンを作ることができます。
アイデアを検討するときも、何から着手するか決めておくのです。つまり、アイデア出しという高度な知的活動をする場合であっても、下記のように流れを作ることができますよね。そうすると2回目以降に同じ活動をしようとしたとき、とっかりやすくなります。
・アイデア出しをしたい分野について調べる
・競合を調べる
・関連キーワードを調べる
・過去の事例を調べる
・ブレストで100個だす
・アイデアを優先度や実現可能性から10個に絞る
・より洗練させて、提案書を作成する
レビューを繰り返す
作業は結果がどうだったかをレビューして改善することがおすすめです。レビューの着眼点としては下記が良いでしょう。
・見積もり時間と所要時間の差異
・成果物の品質
・改善点
改善点では作業で失敗してしまったことや、自分の認識が違っていて後戻りをしたこと、時間がかかっていたタスクなどを分析して、どうすればよかったかを考えると良いでしょう。
緊急性と重要性に基づいた優先度を設定する
すべてのタスクを同じ優先度で扱うと、結果的に何も進まない状況に陥ってしまうことがあります。優先順位をつけることで、重要なタスクから着手することができ、時間を効率的に使うことができます。
優先順位をつける方法はいくつかありますが、以下のような方法があります。
- 目的に直結するタスクを優先する（重要度が高い）
- 自分が苦手とするタスクを優先する
- 締め切りが迫っているタスクを優先する（緊急性が高い）
- 短時間でできるタスクを優先する
自分にとっての優先順位を決めるためには、自分が重要だと思うことや、自分の目的につながることを再確認することが大切です。
また、一日のうち最も集中している朝の時間は「重要な仕事」をするようにします。
人間にはパーキンソンの法則があります。
これはタスクの完了時間が与えられた時間ぎりぎりいっぱいまで膨張してしまうことを指します。なので、緊急性の高い仕事から着手してしまうと、他の仕事をやれなくなってしまうのです。
そして、緊急性の高い仕事、つまりは締切が近いものはほっておいてもやります。そして、早めに着手したとしても、良いものを作りたいという気持ちから締め切りギリギリまでやってしまう傾向があります。
なので、集中力が高い朝の時間に「重要な仕事」を割り当てるようにしましょう。それが完了してから緊急性の高い仕事に着手しても十分に間に合うはずです。
まとめ
タスク管理の失敗事例と対処法についてお伝えしました。
タスク管理が失敗する理由は次の通りです。
- タスクの見積もりが甘いこと
- タスクの整理ができていないこと
- タスクを具体的に設定できていない
- タスクの評価基準が明確でない
- タスクの優先度を見誤ること
対処法はこちらです。
- ライフログを取る
- タスクの細分化をする
- ツールを活用する
- プロセスを改善する
- 緊急性と重要性に基づいた優先度を設定する
ぜひ試してみてください！
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